IVA y Retenciones: Guía Práctica para Restaurantes
Entiende cómo funcionan el IVA y las retenciones en el sector de la hostelería. Descubre qué porcentajes aplican y cómo registrarlos correctamente.
Leer másGestión Básica de Facturas en Hostelería
Aprende cómo organizar y clasificar tus facturas de proveedores, clientes y gastos operacionales de forma correcta según la normativa española.
Por Qué es Importante la Gestión de Facturas?
En la hostelería, cada compra de ingredientes, bebidas, servicios y suministros genera facturas. Si no las organizas bien desde el principio, terminarás con un caos documental que complica tu contabilidad, retrasos en el pago de impuestos y problemas con Hacienda.
Una gestión correcta no es complicada. Se trata de entender qué facturas necesitas guardar, cómo clasificarlas y dónde almacenarlas. Te sorprenderá descubrir que con un sistema básico pero consistente, todo se vuelve mucho más sencillo.
Tipos de Facturas que Debes Guardar
No todas las facturas tienen la misma importancia contable. Aquí está lo que necesitas conocer.
Facturas de Proveedores
Son las más importantes. Las recibes cuando compras ingredientes, bebidas, equipos de cocina o servicios. Estas son deducibles para impuestos si cumplen los requisitos legales.
Facturas de Clientes
Son los recibos que emites cuando los clientes pagan. Deben incluir tu NIF, descripción del servicio, fecha y cantidad. Son obligatorias para la Administración.
Facturas de Gastos Operacionales
Servicios como luz, agua, teléfono, alquiler o mantenimiento. Son fundamentales para deducir gastos en el impuesto de sociedades o IRPF.
Justificantes de Pago
Recibos de transferencias, facturas pagadas con tarjeta o efectivo. Aunque no sean facturas formales, son la prueba de que realizaste el pago.
Cómo Clasificar tus Facturas
La clasificación correcta es la clave para una contabilidad ordenada. Lo ideal es crear categorías claras y consistentes desde el primer día.
01
Por Concepto de Gasto
Agrupa tus facturas en carpetas o archivos según el tipo: Ingredientes, Bebidas, Servicios (luz, agua), Suministros, Mantenimiento, etc. Esto facilita mucho el seguimiento de gastos por categoría.
02
Por Período Fiscal
Organiza también por trimestre o mes. La Administración Tributaria requiere que tengas registros de cada período fiscal. Un archivo mensual te ahorrará dolores de cabeza cuando llegue el momento de presentar impuestos.
03
Por Proveedor
Algunos restaurantes prefieren agrupar por proveedor. Esto es especialmente útil si trabajas con varios distribuidores grandes. Facilita auditorías y reconciliación de cuentas.
Requisitos Legales de una Factura Válida en España
No cualquier papel con números es una factura válida. Aquí están los datos obligatorios que debe incluir para que sea deducible.
Datos del Proveedor
Nombre completo o razón social, domicilio y NIF o número de identificación fiscal válido.
Datos del Receptor
Tu nombre, domicilio y NIF. Sin esto, no puedes demostrar que la factura es para tu negocio.
Número Secuencial y Fecha
Cada factura debe tener un número único y la fecha debe ser clara. Esto previene duplicados y fraudes.
Descripción del Servicio o Producto
Debe quedar claro qué se compró. “Suministros varios” no es suficiente. Especifica: “Botellas de vino tinto, cantidad 24 unidades”.
Importe Base y IVA
El precio sin IVA, el porcentaje aplicado (generalmente 10% en hostelería) y el total con IVA deben estar explícitos.
Forma de Pago
Indicar si fue en efectivo, transferencia, tarjeta, etc. Aunque no es obligatorio, es recomendable para tu control interno.
Almacenamiento: Físico vs. Digital
La Ley obliga a guardar facturas durante 4 años. Puedes elegir entre archivo físico o digital, pero ambos deben estar disponibles si Hacienda te lo solicita.
Almacenamiento Físico
- Archivador o carpetas organizadas por mes/categoría
- Fácil de revisar rápidamente
- Requiere espacio físico en tu local
- Riesgo de pérdida por deterioro
Almacenamiento Digital
- Escaneo de documentos o software de facturación
- Acceso rápido desde cualquier lugar
- Ahorra espacio físico
- Requiere copia de seguridad regular
La mayoría de restaurantes optan por una combinación: guardas copias digitales para facilitar búsquedas, y mantienes los originales en archivadores por 4 años para cumplir la ley.
Herramientas Prácticas para Organizar tus Facturas
No necesitas software costoso. Aquí hay opciones simples y efectivas para empezar.
Hojas de Cálculo (Excel o Google Sheets)
Crea una tabla simple: Fecha | Proveedor | Concepto | Importe | Categoría. Actualízala diariamente. Es gratis si usas Google Sheets y funciona bien para restaurantes pequeños.
Software de Facturación (Factuplus, Debitoor)
Programas diseñados para pequeños negocios. Generan facturas, las organizan automáticamente y facilitan reportes mensuales para impuestos. Suelen costar entre 10-30 al mes.
Carpetas Físicas + Scanner
Crea carpetas por mes y categoría. Escanea las facturas con tu móvil (apps como Adobe Scan son gratuitas) y guarda los PDFs en tu ordenador. Mantén los originales en el archivador.
Contabilidad en la Nube (Sage, Odoo)
Soluciones profesionales que integran facturación, contabilidad e informes fiscales. Ideales si tu restaurante crece. Precios variables según funcionalidades.
Conclusión: Empieza Hoy, Agradécete Después
La gestión de facturas no es glamorosa, pero es absolutamente fundamental. Invertir 30 minutos ahora en organizar tu sistema de archivos te ahorrará horas de estrés cuando llegue la declaración de la renta o una inspección de Hacienda.
Recuerda: no necesitas un sistema perfecto desde el primer día. Lo importante es empezar con algo consistente. Una carpeta mensual, una hoja de cálculo actualizada, o un software básico. Elige lo que se ajuste a tu ritmo de trabajo y mantente disciplinado.
Los 4 años que estás obligado a guardar facturas pasarán rápido. Cuando llegue ese momento, te alegrarás enormemente de haber invertido en un buen sistema desde el principio.
Ahora que ya conoces los conceptos básicos, es momento de actuar. Empieza clasificando tus facturas del mes actual. Luego, organiza las anteriores si es necesario. Poco a poco, tendrás un archivo limpio y profesional.
Aclaración Importante
Este artículo proporciona información educativa sobre gestión básica de facturas en hostelería. No constituye asesoramiento contable o fiscal profesional. Las normativas fiscales pueden variar según tu comunidad autónoma o cambios legislativos. Te recomendamos consultar con un gestor contable o asesor fiscal certificado para asegurar el cumplimiento específico de tus obligaciones fiscales.
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