IVA y Retenciones: Guía Práctica para Restaurantes
Entiende cómo funcionan el IVA y las retenciones en el sector de la hostelería. Incluye ejemplos prácticos y plazos de declaración.
Por qué es importante entender el IVA y las retenciones?
Si tienes un restaurante, bar o negocio de hostelería en España, probablemente ya sepas que el IVA y las retenciones son parte de tu día a día. Pero aquí está lo importante: entender exactamente cómo funcionan estos mecanismos puede ahorrarte dinero, evitar multas y simplificar tu gestión fiscal.
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es lo que cobras a tus clientes cuando piden una comida o bebida. Las retenciones, en cambio, son lo que otros te descuentan de tus pagos. Ambas están directamente relacionadas con tus ingresos y gastos, y gestionarlas correctamente es la diferencia entre una contabilidad ordenada y un caos fiscal.
En esta guía, te mostraremos paso a paso cómo funcionan ambos sistemas, con ejemplos reales que puedes aplicar inmediatamente en tu restaurante.
Qué es el IVA en un restaurante?
El IVA es un impuesto indirecto que recaudas en nombre del Estado. Cuando un cliente pide un menú por 25 euros, el precio final incluye el IVA. En hostelería, el tipo más común es el 10% (aplicable a comidas y bebidas para consumo en el local). Algunos productos como bebidas alcohólicas pueden estar sujetos al 21%.
Tipos de IVA en hostelería: 10% para comidas y bebidas en local, 21% para bebidas alcohólicas, 4% para ciertos alimentos específicos.
Aquí viene lo importante: el IVA que cobras a clientes no es ganancia tuya. Es dinero que debes transferir a Hacienda. Lo que sí es tuyo es la diferencia entre el IVA que cobras (IVA repercutido) y el IVA que pagas en tus compras (IVA soportado). Si cobras más IVA del que gastas, pagas la diferencia. Si gastas más de lo que cobras, Hacienda te lo devuelve.
El mecanismo del IVA en tres pasos
- Cobras a clientes: Un cliente come por 25 + 2,50 de IVA = 27,50 totales
- Pagas a proveedores: Compras ingredientes por 100 + 10 de IVA = 110 totales
- Liquidas a Hacienda: Entregas el IVA neto: (2,50 cobrado) – (10 pagado) = deuda de 7,50 o devolución según el período
Las retenciones: dinero que te descuentan
Las retenciones funcionan de manera opuesta al IVA. Son impuestos que otros negocios te descuentan de lo que te pagan. Si eres proveedor de otro restaurante, o si prestas servicios, el cliente puede retener un porcentaje.
La retención más común en hostelería es la del 15% que aplican algunos proveedores grandes o cuando trabajas con administraciones públicas. Por ejemplo: si facturas 1.000 por catering a una empresa, te retendrán 150 (el 15%), y recibirás 850. Esos 150 los descuenta el cliente y los entrega a Hacienda en tu nombre.
Retenciones más comunes: 15% en servicios profesionales, 19% en ciertos servicios, 1% en algunos suministros.
Lo positivo? Esos 150 retenidos se consideran pagos a cuenta. Los recuperas en tu declaración de impuestos sobre la renta. No es dinero perdido, solo dinero que Hacienda te retiene para cobrar impuestos.
Plazos y declaraciones: cuándo debes actuar
No es suficiente entender cómo funcionan el IVA y las retenciones. También necesitas saber cuándo declararlos. En España, hay varios plazos que no puedes perder:
Si tienes obligación de llevar contabilidad, debes hacer el modelo 303 (declaración de IVA) cada mes. Presentas antes del día 20 del mes siguiente.
Si eres autónomo sin obligación contable, puedes hacerlo trimestral. Entregas el modelo 303 dentro del mes siguiente al trimestre.
Modelo 347 (resumen anual de operaciones) antes del 10 de febrero. Modelo 720 (bienes en el extranjero) también en febrero si aplica.
Las retenciones que te hacen también se declaran en tu declaración de impuestos sobre la renta (modelo 100 si eres autónomo, modelo 200 si eres empresa). Estos documentos de retención son críticos: debes guardarlos y verificar que el cliente los declara correctamente.
Errores comunes y cómo evitarlos
Después de revisar cientos de restaurantes, los errores se repiten. Aquí están los más peligrosos:
No separar IVA soportado de otros gastos
Debes registrar exactamente cuánto IVA pagaste en cada compra. Si mezclas todo en “gastos generales”, no podrás calcular correctamente tu declaración de IVA.
Ignorar las retenciones en facturas
Cuando un cliente te retiene dinero, debes registrarlo como retención, no como descuento. La diferencia es importante fiscalmente.
Perder los comprobantes de retención
Hacienda compara lo que declara el cliente con lo que declara el proveedor (tú). Si no tienes comprobantes, te enfrentas a ajustes de impuestos.
La solución es sencilla: usa software de contabilidad que separe automáticamente el IVA, guarda todos los documentos digitalmente, y revisa tus declaraciones antes de enviarlas. No es glamoroso, pero funciona.
Resumen: lo que necesitas hacer ahora
Verifica tu tipo de IVA: Confirma que aplicas el 10% a comidas y bebidas, 21% a bebidas alcohólicas según corresponda.
Registra el IVA soportado: Guarda todas las facturas de compra y asegúrate de que aparece el IVA desglosado.
Conoce tus plazos: Marca en tu calendario la fecha de presentación de modelos 303, 347 y 720.
Documenta las retenciones: Pide y guarda todos los comprobantes de retención que recibas.
Usa herramientas adecuadas: Un software de contabilidad te automatiza gran parte de esto. Vale la pena invertir.
El IVA y las retenciones no son complicados cuando los entiendes. La clave es ser sistemático, guardar todo documentado, y no dejar pasar los plazos. Así tendrás la tranquilidad de que tu restaurante está en regla fiscalmente.
Aviso Legal
Esta guía tiene fines educativos e informativos. No constituye asesoramiento fiscal, contable o legal. Las normas tributarias varían según circunstancias específicas de cada negocio y pueden cambiar. Te recomendamos consultar con un asesor fiscal o contador certificado para tu situación particular antes de tomar decisiones basadas en esta información. Hacienda Pública es la fuente oficial de información sobre obligaciones tributarias.
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